Règlements généraux

Dispositions générales

Nom      

Le nom de l’organisme est la Fondation NIKANIK NIT ICI MATCAN,«je marche vers mon avenir»,ci-après désignée « la Fondation».

Statut juridique et constitution

La Fondation est une personne morale sans but lucratif, légalement constituée sous le régime de la Partie III de la Loi sur les compagnies (R.L.R.Q. ch. C-38)

Siège social    

Le siège social de la Fondation est situé au 32C, rue Tcikatnaw, C.P. 214, à Obedjiwan, province de Québec, G0W3B0.

Mission

La fondation a pour mission de soutenir les parents des enfants âgés de 0 à 5 ans, issus des communautés Atikamekw de la province du Québec.

La Fondation a pour mission d’apporter du support aux enfants et à leurs parents, par des mesures préventives et éducatives, en offrant notamment, du matériel adapté et des services professionnels afin de permettre à chaque enfant d’atteindre ses rêves et de réussir à s’épanouir physiquement et psychologiquement, malgré les problèmes socio-économiques et l’isolement des communautés Atikamekw.

Objectifs

La Fondation est un organisme de bienfaisance,œuvrant dans le domaine de la petite enfance autochtone, et plus particulièrement au près de la Nation Atikamekw.

La Fondation a pour but le financement de biens et de services pour les enfants âgés de 0 à 5 ans issus de la Nation Atikamekw.

À des fins purement charitables et sans intention de gain pécuniaire pour ses membres, la personne morale a pour objets de :

  • Promouvoir l’éducation et renforcer les compétences parentales des parents ayant des enfants de 0 à 5 ans, issus des communautés Atikamekw du Québec, en offrant des programmes de formation, des ateliers thématiques et des conférences.
  • Promouvoir l’éducation des enfants de 0 à 5 ans, issus des communautés Atikamekw du Québec, en leur offrant du matériel éducatif.
  • Promouvoir la santé physique et psychologique des enfants à besoins particuliers de 0 à 5 ans,issus des communautés Atikamekw du Québec en leur offrant du matériel spécialisé et autres services de soutien et d’intervention requis, offerts par des professionnels de la santé, leur permettant ainsi de développer et d’améliorer leur condition physique et psycho-sociale.

À ces fins, recevoir des dons, legs et autres contributions de même nature en argent, en valeurs mobilières ou immobilières,administrer de tels dons, legs et contributions ; organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds.

Les objets ne permettent cependant pas aux souscripteurs ou à leurs ayants droit de recouvrer, sous quelque forme que ce soit, l'argent qu'ils auront versé à la personne morale.

Membres

Éligibilité

Sont membres de l’organisme, les centres de la petite enfance (CPE) de la nation Atikamekw d’Opitciwan, de Wemotaci et de Manawan.

Les membres sont représentés par leur direction générale ou tout autre personne physique, nommée à ce titre, par leur conseil d’administration respectif, afin d’agir en leur nom et à titre de mandataire, lors des assemblées générales des membres de la Fondation.

Les membres ont le droit de participer à toutes les activités de la Fondation, de recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, d'assister à ces assemblées et d'y voter.  

Le statut de membre de la Fondation de ces personnes morales est irrévocable, mais le conseil d’administration pourrait exiger qu’un mandataire nommé par celles-ci, soit remplacé, s’il agit à l’encontre des intérêts de la Fondation ou s’il y porte atteinte de quelque manière que ce soit.

Registre des membres

Le secrétaire de la Fondation doit tenir un registre des membres et le mettre à jour lorsque nécessaire. Le registre doit contenir, au minimum, les renseignements suivants :

a.    le nom de chacun des membres ainsi que le nom et prénom du mandataire désigné;

b.    leur adresse complète;

c.    leurs coordonnées de communications (adresse courriel et numéro de téléphone);

d.    l’état de leurs cotisations, le cas échéant.

Les membres doivent aviser le secrétaire le plus rapidement possible de tout changement dans leurs coordonnées.

Cotisation

Le conseil d’administration peut, par résolution, fixer le montant de la cotisation annuelle exigible et le moment des versements, pour chacun des membres.

Assemblées des membres

Convocation    

Les membres sont avisés de la tenue de l’assemblée par le secrétaire de la Fondation, au moyen d’un avis écrit envoyé par la poste ou par courriel, à la dernière adresse connue, au moins (10) jours ouvrables, avant la tenue de l’assemblée, sauf en cas d'urgence alors que ce délai peut être de vingt-quatre (24) heures. En cas d'urgence, l'avis peut être donné verbalement ou par téléphone.

L’avis de convocation doit contenir la date, l’heure, le lieu ainsi que les affaires devant être traitées.

L'omission involontaire de transmettre un avis d'assemblée, ou le fait qu'un membre ne l'ait pas reçu, n'invalide pas l’assemblée, ni les résolutions adoptées ou les procédures faites lors de cette assemblée.

Renonciation à l’avis de convocation

Un membre admis à assister à une telle assemblée peut renoncer à l’avis de convocation ou consentir à la tenue de l’assemblée. La présence de toute personne à une assemblée des membres doit être considérée comme une renonciation à l’avis de convocation, sauf si telle personne est présente dans le but exprès de s’objecter à ce qu’il n’y soit traité aucune affaire pour le motif que l’assemblée n’a pas été légalement convoquée.

Droit de vote

Seuls les membres ayant acquitté leur cotisation au moment de la convocation de l’assemblée ont le droit de voter. Le vote par procuration est interdit.

Le vote se fait à main levée, à moins qu’un membre ne demande la tenue d’un vote secret.

Quorum          

Le quorum de toute assemblée générale ou extraordinaire correspond au deux tiers (2/3) des membres en règle.

Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres se tient dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la fin de l’exercice financier, à la date, à l’heure et au lieu, fixés par le conseil d’administration.

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle doit contenir les points suivants:

  1. la ratification des modifications apportées aux règlements généraux, par le conseil d’administration, depuis la dernière assemblée annuelle, s’il y a lieu;
  2. l’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle;
  3. la présentation des états financiers de la dernière année financière;
  4. le nomination du vérificateur financier pour l’année en cours;
  5. l’élection des administrateurs, le cas échéant.

Assemblée générale extraordinaire

À la demande des administrateurs

Les administrateurs peuvent, en tout temps, à leur discrétion, convoquer une assemblée générale pour l’expédition de toute affaire.

À la demande des membres

Sur réception par le secrétaire de la Fondation d’une demande par écrit, signée par au moins le tiers (1/3) des membres,indiquant les objets de l’assemblée projetée, les administrateurs doivent immédiatement convoquer une assemblée générale extraordinaire de la Fondation pour l’expédition de l’affaire mentionnée dans la demande.

Les administrateurs peuvent refuser de convoquer une assemblée générale extraordinaire si le nombre de signatures requis n’est pas atteint et si l’objet de l’assemblée projetée ne relève pas de la juridiction des membres.

Si l’assemblée n’est pas convoquée et tenue dans les vingt-et-un (21) jours à compter de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée, tous les membres, signataires de la demande ou non,représentant au moins le tiers (1/3) des membres en règle, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale extraordinaire.

Conseil d'administration

Composition  

Le conseil d’administration est formé de onze(11)membres,dont trois (3) postes sont spécifiquement réservés à chacun des membres de l’organisme.

Les membres sont représentés par leur direction générale ou tout autre personne physique, nommée à ce titre, par leur conseil d’administration respectif, afin d’agir en leur nom et à titre de mandataire,au le conseil d’administration de la Fondation.

Les autres administrateurs sont élus, selon les candidatures reçues, par les membres réunis lors de l’assemblée générale annuelle de la Fondation ou lors d’une assemblée générale extraordinaire convoquée à cette fin.

Mandat et durée

Un administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. La durée du mandat des administrateurs est de deux (2) ans et est renouvelable.

Rémunération et remboursement des dépenses

Aucun membre du conseil d’administration n’est rémunéré pour ses services. Seules les dépenses, préalablement autorisées qu’ils effectuent pour la Fondation sont remboursables, sur présentation de pièces justificatives, et ce conformément aux politiques établies.

Vacances

Lorsque cours de mandat un administrateur décède, est destitué, expulsé, perd sa qualité ou démissionne, les membres du conseil d’administration peuvent nommer un administrateur parmi les membres admissibles pour occuper le siège vacant jusqu’à l’échéance du terme initial, selon le cas ou décider de ne pas remplacer l’administrateur sortant.

Convocation des réunions

Le conseil d’administration se réunit au minimum deux (2) fois par année, et aussi souvent que nécessaire à la bonne marche de la Fondation, sur convocation du secrétaire, à la demande du président ou du tiers (1/3) des membres du conseil d’administration.

Les réunions du conseil d'administration sont convoquées au moyen d'un avis écrit adressé à chacun des administrateurs, transmis en mains propres, par messagerie électronique ou autrement, au moins sept (7) jours avant la tenue des réunions.En cas d'urgence, il suffit d'un avis verbal ou par téléphone, donné vingt-quatre (24) heures à l'avance. Une réunion peut avoir lieu sans avis de convocation si tous les membres du conseil d'administration sont présents à la réunion ou y consentent par écrit.

Réunion par conférence téléphonique

Toute réunion du conseil d’administration peut être tenue sous forme de conférence téléphonique ou par tout autre moyen technologique.

Résolution signée

Si les membres du conseil d’administration ne peuvent pas se réunir, une résolution écrite, signée par tous les administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une réunion du conseil d’administration.

Quorum et prises de décisions

Le quorum est de cinquante pourcent plus un (50%+1) des membres.


Chaque administrateur n’a qu’un seul droit de vote et doit être présent pour exercer son privilège. Toutes les résolutions sont adoptées à la majorité simple. Le vote par procuration n’est pas permis et le président n’a aucune voix prépondérante en cas de partage des voix. Le vote se fait à main levée, à moins qu’un membre ne demande un scrutin secret.

Pouvoirs du conseil d’administration

Le conseil d’administration accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts de la Fondation. Il a notamment,mais non limitativement les rôles et les pouvoirs suivants :

a.    Administre des affaires de la Fondation;

b.    Préserve et maintient la confiance des parties prenantes envers la Fondation et son mandat,

c.    Surveille la direction et les opérations de la Fondation, sa gestion du risque et prendre action, si requis,

d.    Exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et ceux que la loi lui permet d’accomplir dans l’intérêt de la Fondation.

e.    Admet les membres et détermine les conditions d’admission;

f.     Assure la mise en pratique des décisions de l’assemblée générale;

g.    Élabore et met en œuvre les politiques de la Fondation;

h.    Forme des comités, détermine leur mandat et coordonne leurs travaux;

i.      Procède à l’embauche et au congédiement du personnel, détermine ses tâches et lui délègue les pouvoirs qu’il juge appropriés;

j.      Adopte les états financiers;

k.    Adopte les prévisions budgétaires, les engagements et les obligations de la Fondation;

l.      Il choisit l’institution financière où les fonds de la Fondation seront déposés.

m.   Il mandate les professionnels compétents, au besoin;

n.    Représente les membres de la Fondation et fait valoir leurs intérêts;

Les officiers

Éligibilité

Tous les membres du conseil d’administration de la Fondation sont éligibles aux postes d’officiers.

Élections des officiers

Les membres du conseil d’administration élisent parmi eux, les officiers à leur première réunion régulière qui doit avoir lieu au plus tard dans les trente (30) jours suivants l’assemblée générale annuelle.

Fonctions d’officiers

Le président

Le président préside les réunions du conseil d’administration. Il voit à l’exécution des décisions prises par le conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature, et exerce tous les pouvoirs que le conseil d’administration lui attribue. Il rédige ou fait rédiger le rapport annuel des activités de la Fondation devant être déposé à l’assemblée annuelle.

Entre les séances du conseil d’administration,le président représente le conseil d’administration et est son porte-parole officiel.

Le vice-président

Le vice-président remplace le président et exerce tous ses pouvoirs en cas d’absence ou d’empêchement de celui-ci. Il remplit les tâches qui lui sont attribuées par le conseil d’administration ou confiées par le président.

Le secrétaire

Le secrétaire rédige les procès-verbaux des réunions  du conseil d’administration. Il tient à jour la liste des membres et remplit les autres fonctions que le conseil d’administration lui attribue.

Il a la garde du sceau du registre des procès-verbaux et de tout autre registre corporatif tel que décrit aux présents règlements.  Il a aussi la garde de tout contrat de la Fondation.

Il est chargé d'envoyer les avis de convocation pour les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres.

Le trésorier  

Le trésorier a la charge de l’administration financière de la Fondation. Il a la garde des fonds et des livres comptables de la Fondation.  Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des revenus et des déboursés de la Fondation, et dépose les fonds de la Fondation auprès de l’institution financière choisie par le conseil d’administration. Il prépare et envoie les reçus appropriés aux donateurs de la Fondation.

Il prépare le bilan financier et le budget prévisionnel devant être présentés à l’assemblée annuelle des membres. Il remplit les autres fonctions que le conseil d’administration lui attribue.

Il fait régulièrement rapport au conseil d’administration de la situation financière de la Fondation et s’assure que les responsabilités fiscales et financières de la Fondation sont tenues à jour.

Cumul des fonctions

Les postes de vice-président, secrétaire et trésorier sont cumulables; ils peuvent être occupés par un seul ou (2) deux membres du conseil d’administration.

Les comités

La création de comités

Le conseil d’administration peut, par résolution, créer divers comités, établir des règles  précises quant  à  leur régie interne, leur attribuer les fonctions et leur déléguer les pouvoirs qu'il jugera à propos. La nécessité de tout comité et ses règles doivent nécessairement être revues et approuvées à nouveau par le conseil d’administration tous les trois (3) ans. Le terme de tout membre de comités est limité à trois (3) ans, mais est renouvelable.

Les comités se réunissent aussi souvent que nécessaire et peuvent être convoqués par tout membre de ce même comité. Le quorum aux réunions de comités est établi à la majorité simple des membres du comité. Le Conseil d’administration déterminera le nombre requis de membres et procédera à leur nomination. Les comités font des recommandations au conseil d’administration.

Les comités formés par le  conseil d’administration doivent  exercer leurs  fonctions sous le contrôle et la direction du conseil d’administration auquel ils doivent faire rapport de leurs activités, normalement par l’intermédiaire d’un administrateur sur le comité. Toutes décisions ou conclusions qu’ils auront tirées devront recevoir l’aval du conseil d’administration avant d’être exécutoires.

Les personnes habiles à siéger sur les comités peuvent être des administrateurs ou non et elles peuvent siéger sur plusieurs comités.

Comité exécutif

Composition

Le conseil d’administration peut créer un comité exécutif composé d'au moins trois(3) personnes, par résolution adoptée par le conseil d’administration.

Pouvoirs et fonctions

Sous toutes réserves,  le  comité exécutif  exerce, sous la direction du conseil d’administration, tous les pouvoirs des administrateurs relatifs à la gestion et au contrôle des affaires de la Fondation, à l'exception des pouvoirs que doivent nécessairement exercer les administrateurs eux-mêmes (tel que :approbation du budget, des attributions, direction stratégique et gestion du risque) ainsi que de ceux  qui requièrent  l'approbation   des membres (tel que : approbation de règlements généraux). Le comité exécutif consulte et aide les dirigeants et les représentants dans toutes les affaires concernant la Fondation et sa gestion.

Comité de financement

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de financement composé moins deux(2) personnes, nommées par résolution par le conseil d’administration.

La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des  membres.

Pouvoirs et fonctions

Son rôle est de proposer une politique de financement  comportant entre autres des événements-bénéfices et une stratégie relative aux dons planifiés. Il propose aussi la programmation annuelle, les objectifs afférents et s’assure de sa mise en œuvre.

Comité de placement et de gestion du fonds

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de placement et de gestion du fonds composé d'au moins trois (3) personnes. La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des membres.

Pouvoirs et fonctions

Son rôle est de proposer des politiques de placement et de gestion du fonds. Il supervise l'ensemble des activités du Fonds en accord avec les règles approuvées par le Conseil d’administration. Les membres de ce comité possèdent une connaissance importante des questions financières et au moins un (1) membre détient une expertise comptable ou financière connexe. Il rend compte périodiquement de la gestion du Fonds au conseil d’administration et il approuve le choix (et le remplacement) des gestionnaires de placements externes.

Comité de vérification et de gouvernance

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de vérification et de gouvernance composé d'au moins trois (3) personnes. La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des membres.

Pouvoirs et fonctions

Le comité de vérification assiste le conseil d’administration en procédant à l'examen des états financiers, des processus de vérification et de présentation de l'information financière et des contrôles internes pour en déterminer l'intégrité et l'efficacité.

Les membres de ce comité possèdent une connaissance importante des questions financières et au moins un (1) membre détient une expertise comptable ou financière connexe.

Il assiste aussi le conseil d’administration en se chargeant de proposer des politiques et procédures internes dont notamment celles relatives à l’éthique.

Dispositions financières et finales

La création de comités

Le conseil d’administration peut, par résolution, créer divers comités, établir des règles  précises quant  à  leur régie interne, leur attribuer les fonctions et leur déléguer les pouvoirs qu'il jugera à propos. La nécessité de tout comité et ses règles doivent nécessairement être revues et approuvées à nouveau par le conseil d’administration tous les trois (3) ans. Le terme de tout membre de comités est limité à trois (3) ans, mais est renouvelable.

Les comités se réunissent aussi souvent que nécessaire et peuvent être convoqués par tout membre de ce même comité. Le quorum aux réunions de comités est établi à la majorité simple des membres du comité. Le Conseil d’administration déterminera le nombre requis de membres et procédera à leur nomination. Les comités font des recommandations au conseil d’administration.

Les comités formés par le  conseil d’administration doivent  exercer leurs  fonctions sous le contrôle et la direction du conseil d’administration auquel ils doivent faire rapport de leurs activités, normalement par l’intermédiaire d’un administrateur sur le comité. Toutes décisions ou conclusions qu’ils auront tirées devront recevoir l’aval du conseil d’administration avant d’être exécutoires.

Les personnes habiles à siéger sur les comités peuvent être des administrateurs ou non et elles peuvent siéger sur plusieurs comités.

Comité exécutif

Composition

Le conseil d’administration peut créer un comité exécutif composé d'au moins trois(3) personnes, par résolution adoptée par le conseil d’administration.

Pouvoirs et fonctions

Sous toutes réserves,  le  comité exécutif  exerce, sous la direction du conseil d’administration, tous les pouvoirs des administrateurs relatifs à la gestion et au contrôle des affaires de la Fondation, à l'exception des pouvoirs que doivent nécessairement exercer les administrateurs eux-mêmes (tel que :approbation du budget, des attributions, direction stratégique et gestion du risque) ainsi que de ceux  qui requièrent  l'approbation   des membres (tel que : approbation de règlements généraux). Le comité exécutif consulte et aide les dirigeants et les représentants dans toutes les affaires concernant la Fondation et sa gestion.

Comité de financement

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de financement composé moins deux(2) personnes, nommées par résolution par le conseil d’administration.

La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des  membres.

Pouvoirs et fonctions

Son rôle est de proposer une politique de financement  comportant entre autres des événements-bénéfices et une stratégie relative aux dons planifiés. Il propose aussi la programmation annuelle, les objectifs afférents et s’assure de sa mise en œuvre.

Comité de placement et de gestion du fonds

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de placement et de gestion du fonds composé d'au moins trois (3) personnes. La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des membres.

Pouvoirs et fonctions

Son rôle est de proposer des politiques de placement et de gestion du fonds. Il supervise l'ensemble des activités du Fonds en accord avec les règles approuvées par le Conseil d’administration. Les membres de ce comité possèdent une connaissance importante des questions financières et au moins un (1) membre détient une expertise comptable ou financière connexe. Il rend compte périodiquement de la gestion du Fonds au conseil d’administration et il approuve le choix (et le remplacement) des gestionnaires de placements externes.

Comité de vérification et de gouvernance

Composition

Le conseil d’administration doit créer un comité de vérification et de gouvernance composé d'au moins trois (3) personnes. La nomination des membres du comité se fait habituellement à la réunion du Conseil d’administration suivant immédiatement l'assemblée générale annuelle des membres.

Pouvoirs et fonctions

Le comité de vérification assiste le conseil d’administration en procédant à l'examen des états financiers, des processus de vérification et de présentation de l'information financière et des contrôles internes pour en déterminer l'intégrité et l'efficacité.

Les membres de ce comité possèdent une connaissance importante des questions financières et au moins un (1) membre détient une expertise comptable ou financière connexe.

Il assiste aussi le conseil d’administration en se chargeant de proposer des politiques et procédures internes dont notamment celles relatives à l’éthique.